Guide
En dagsorden, der virker
En god dagsorden fortæller deltagerne, hvorfor mødet findes, hvad de skal forberede, og hvad der skal være besluttet, når I går fra hinanden. Den behøver ikke være lang.
Start med formålet
Skriv i én sætning, hvad mødet skal ende med. "Vi beslutter, hvilken leverandør vi går videre med" er et formål. "Status på projektet" er et emne. Kan du ikke formulere et formål, er det et tegn på, at sagen måske kan klares på mail eller i en fælles tekst.
Giv hvert punkt en type
Det hjælper deltagerne at vide, hvad der forventes af dem ved hvert punkt:
- Orientering: nogen fortæller, de andre lytter og spørger. Kan ofte sendes skriftligt i stedet.
- Drøftelse: I vender et emne og samler synspunkter, men beslutter ikke endnu.
- Beslutning: mødet skal ende med et valg. Skriv mulighederne på forhånd.
Sæt tid og ansvarlig på
Skriv, hvor mange minutter hvert punkt har, og hvem der leder det. Læg det vigtigste punkt tidligt, mens alle er friske, og hold de sidste minutter fri til at gentage beslutningerne og fordele opgaver.
Send den i god tid
Send dagsorden og eventuelt bilag sammen med invitationen eller senest dagen før. Skriv tydeligt, hvis deltagerne skal læse noget på forhånd, og hold bilagene korte.
Skabelon
Kopiér og tilpas:
Møde: Valg af ny leverandør Tid: tirsdag kl. 14.00-14.45 dansk tid (13.00-13.45 i London) Formål: Vi beslutter, hvilken af de to leverandører vi går videre med. Forberedelse: Læs sammenligningen (2 sider) i bilaget. 1. Velkomst og formål 2 min Mødeleder 2. Gennemgang af de to tilbud 10 min Projektleder Orientering 3. Fordele og ulemper 15 min Alle Drøftelse 4. Valg af leverandør 10 min Alle Beslutning 5. Opgaver og næste skridt 5 min Mødeleder 6. Opsamling af beslutninger 3 min Referent
Referatet
Et kort referat er mere værd end et langt. Skriv beslutningerne, hvem der gør hvad, og hvornår. Send det samme dag, mens alle kan huske, hvad der blev sagt.